1. Innledning

Selskapene i Iris Salten - konsernet er offentlig eide, folkestyrte selskaper. I dette ligger at alle innbyggere i eierkommunene har, og skal ha, et eierforhold til vår virksomhet
Dette innebærer at selskapenes virksomhet og fremferd må være innenfor etisk aksepterte normer - og innbyggerne i Salten må også oppfatte at dette er tilfelle.
For å oppnå denne tilliten må selskapene følgelig opptre ordentlig, aktsomt og redelig. Selskapene må lojalt rette seg etter lovverk og andre bestemmelser fra offentlige myndigheter. Et godt omdømme er grunnlaget for selskapets eksistens.
Men for disse forhold er et selskap i seg selv ikke mer enn summen av de holdninger og gjerninger som medarbeiderne og tillitsvalgte formidler. Etiske regler kan gi noen retningslinjer for hvilke holdninger som skal prege arbeidet i våre selskaper. For at de riktige holdninger skal dannes må etiske spørsmål og eksempler tas opp i felles møter. Ledere har et spesielt ansvar for at dette gjennomføres.
Våre selskaper arbeider i stor grad med forhold for å forbedre vårt ytre miljø. En viktig grunnholdning vil derfor være å vurdere alle våre tiltak og handlinger i selskapene ut fra at disse skal være miljøforsvarlige og miljøetiske. Dette gjelder også for de innkjøp av varer og tjenester som vi foretar. Det er et uttrykt ønske at alle fortløpende stiller seg spørsmålet om vi kan bli mer miljøansvarlige.


2. For hvem gjelder de etiske reglene?

De etiske retningslinjene gjelder virksomheter der Iris Salten IKS har mer enn 50 % eierskap og derav kontrollerende innflytelse. Reglene gjelder for alle som jobber for eller representerer Iris Salten IKS eller et av konsernets datterselskap med døtre. Retningslinjene er også førende for de forretningsavtaler og samhandlinger selskapene inngår med andre virksomheter.

3. Iris Salten som bedrift

Iris Salten IKS og underliggende virksomheter skal drives rasjonelt, effektivt og med en lønnsomhet som gjør at forpliktelser overfor samfunnet, eiere, ansatte, leverandører og kunder kan innfris. Eierskapet skal utøves på en måte som understøtter vårt samfunnsoppdrag, vår visjon og vår forretningside og som sikrer utviklingskraft i et krevende marked. Iris Salten IKS representerer en rekke kunnskapsbedrifter som tilbyr tjenester basert på høy kompetanse og troverdighet. Dette må pleies og utvikles for at Iris Salten IKS skal oppfylle eiernes forventning.

Dette innebærer følgende:

  • Alle medarbeidere må aktivt bidra til å virkeliggjøre bedriftens visjoner, mål og verdier. Ansatte har plikt til å opptre lojalt og bruke sine ressurser og egenskaper til å ivareta egen bedrift og konsernets beste.
  • Iris Salten skal bidra til at de ansatte gis tillit og ansvar med klare mål og utvikler seg faglig og menneskelig. Selskapet skal støtte opp om ansattes egne utviklingsinitiativ innenfor selskapets mål og løpende tilrettelegge for opplæring, kurs og videreutdanning.
  • Tillitsvalgte har en viktig funksjon og et eget ansvar som bindeledd mellom ansatte og ledelse og skal utøve sin gjerning til beste for selskapets samlede utvikling. Funksjon og samarbeid følger Hovedavtalens bestemmelser.
  • Alle ansatte skal ha ordnede lønnsforhold og tilfredsstillende økonomisk godtgjørelse for sin arbeidsinnsats. Ekstraordinære prestasjoner skal verdsettes på hensiktsmessig måte.
  • Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og enhver form for trakassering. Samtidig skal det være åpenhet for åpenhjertig kritikk og diskusjoner preget av gjensidig respekt. Det skal spesielt vises respekt for den enkeltes verdighet og private liv utenfor jobben.
  • Iris Salten praktiserer likestilling på arbeidsplassen og respekt for alle menneskerettigheter. Ingen skal diskrimineres basert på alder, kjønn, sivilstand, seksuell legning, funksjonshemming, etnisk opprinnelse, hudfarge, språk, nasjonalitet, religion, livssyn, politisk tilknytning eller fagforeningsmedlemskap. I arbeidsrelaterte forhold tas beslutningen til fordel for den kandidaten som anses best, basert på kvalifikasjoner og evne til å utføre oppgavene og skape resultater.
  • Iris Salten skal legge til rette for et sikkert og sunt arbeidsmiljø og påse at de ansattes helse, sikkerhet og velferd ivaretas. Selskapet skal ha et aktivt forhold til HMS-arbeid og de lovmessige kravene. De ansatte har plikt til selv å ta hensyn til egen og andres helse og sikkerhet relatert til arbeidsoppgavene.
  • I sosiale sammenhenger dekkes ikke alkoholholdige drikkevarer utover det som naturlig hører til måltidet.
  • Våre selskaper arbeider i stor utstrekning med forhold for å forbedre vårt ytre miljø. En viktig grunnholdning vil derfor være å vurdere alle våre tiltak og handlinger i selskapene ut fra at disse skal være miljøforsvarlige og miljøetiske.
  • Iris Salten skal tilstrebe miljøvennlige løsninger i sin drift, og ved investeringer, materiellinnkjøp og drift. Energisparing og -gjenvinning etableres der dette er mulig, og kildesortering er standard i alle virksomheter.
  • Dersom ansatte inngår personlige forhold, kan de ikke ha stillinger som rapporterer til hverandre i direkte i linje. Det skal heller ikke forekomme særbehandling av noen i slike relasjoner.
  • Iris Salten skal ha en klar og omforent ansvars- og beslutningsstruktur for å kunne opprettholde effektiv økonomisk og driftsmessig kontroll. Ingen kan uten tildelt fullmakt eller uten avtale med overordnet forplikte konsernet eller datterselskaper. Medarbeidere skal alltid overholde tildelt fullmaktramme.
  • Iris Salten skal stå for en åpen og ærlig kommunikasjon. Selskapet skal sørge for å ha et informasjonssystem som sikrer medarbeiderne nødvendig informasjon knyttet til utførelse av egne arbeidsoppgaver. Relevant og felles interninformasjon skal løpende gjøres tilgjengelig for alle på hensiktsmessige måter og som inviterer til interaktivitet. Ansatte har også et eget ansvar for å oppsøke informasjon knyttet til egen funksjon.
  • Våre kunder er også i stor utstrekning våre eiere. Grunnholdningen er at kunden skal møtes med åpenhet og respekt, skal hjelpes og veiledes, ikke irettesettes. Ved avvikende synspunkter mellom kunden og ansatt skal vi utøve god og riktig kundebehandling ved å bringe uenigheten frem for overordnet for raskest mulig avklaring.
  • Kriser og nødssituasjoner skal håndteres ut fra egne beredskapsplaner som skal sikre fortsatt og kontinuerlig drift. Kriser som rammer enkeltpersoner, håndteres av nærmeste leder som må hensynta og følge opp alle berørte på arbeidsplassen. Informasjonsbehovet som oppstår ved kriser, skal aktivt møtes gjennom interne kanaler og utad av den/de som har myndighet til å uttale seg på bedriftens vegne.
     

4. Forretningsmessig adferd

Selskapene i Iris-konsernet skal fremstå med høye standarder for god forretningsskikk. Selskapet skal fremstå som en seriøs og ærlig aktør overfor kunder, leverandører og offentlig myndigheter. Vi i Iris lever etter at «rett skal være rett». Integritet skal prege selskapet og dets medarbeidere i alle ledd. Høye standarder for god forretningsskikk skal også prege og etterspørres fra våre leverandører og samarbeidspartnere.

Dette innebærer følgende:

  • Korrupsjon og bestikkelser er uakseptabelt og skal motarbeides. Vi skal ikke tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver, forpleining eller andre godtgjørelser som er eller kan oppfattes som bestikkelser, for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler. Vi skal ikke gjøre avtaler med mellommenn om å kanalisere betaling til noen på en måte som kan anses som delaktighet i korrupsjon eller hvitvasking. Brudd på dette vil få konsekvenser for ansettelsesforholdet og kan føre til straffeansvar og sivilt erstatningsansvar.
  • Vi skal utvise varsomhet med å tilby eller ta imot gaver og høflighetsgester, også i form av arrangementer og reiser. Vi kan bli påspandert måltider men ikke reiser og overnatting. Kontanter skal aldri gis eller mottas som gave. Gaver eller godtgjørelser som kan påvirke, eller kan antas å påvirke egen uavhengighet og integritet, skal høflig avvises. Det samme gjelder andre former for personlige fordeler eller motytelser, eller som kan oppfattes slik. Tvilstilfeller må alltid legges fram for nærmeste overordnet.
  • Kunders behov skal alltid ivaretas på beste måte innenfor de forretningsmessige rammer som gjelder for virksomheten. Kunders personvern skal ivaretas i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Avtalt konfidensiell informasjon skal beskyttes og aldri formidles til uvedkommende.
  • Leverandører skal behandles upartisk og rettferdig. Leverandører som konkurrerer om kontrakter med oss, skal alltid kunne ha tillit til integriteten i bedriftenes utvelgelsesprosess.
  • Forretningspartnere skal framstå med høye standarder for etisk opptreden og god forretningsskikk. Dersom disse benytter seg av underleverandører må vi så langt det er mulig søke å forsikre oss om at slike leveranser skjer i henhold til eksisterende innkjøpsregler og praksis, og fra leverandører som har samme respekt for allmenne menneskerettigheter og arbeidstakeres vilkår, og samme forhold til korrupsjon og bestikkelser som oss.
  • Offentlige myndigheter skal møtes på en korrekt og åpen måte. Selskapets forpliktelser i henhold til lover og forskrifter skal løpende ivaretas.
  • Konkurrenter skal alltid møtes på en redelig og profesjonell måte. Konkurransereglene skal etterleves. Vi skal ikke delta i ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller annet i strid med gjeldende lovgivning.
  • Vår regnskapsføring og rapportering skal være i overensstemmelse med gjeldende lover og regler og framstå fullstendig, forsvarlig, korrekt og forståelig.
  • Reiser i tjeneste skal i forhold til tid og kostnader foretas på en hensiktsmessig og nøktern måte. Der representasjon er naturlig eller forventet, skal omfanget ikke overstige rammer som kan true vår integritet eller kan oppfattes som bestikkelser.
  • Iris-selskapene kan gi støtte til kulturelle begivenheter og tiltak, organiserte idrettsaktiviteter og til veldedige formål og innsamlingsaksjoner. Det skal være full åpenhet om slik støtte. Selskapet må utvise særlig varsomhet knyttet til motytelse for støtte og sponsoravtaler med mindre det kommer hele bedriften til gode. Slike avtaler må ikke undergrave konsernets eller datterselskapers integritet.
  • Vi skal ha en aktiv holdning til å informere om virksomheten i offentligheten og møte henvendelser med åpenhet. All ekstern informasjon skal være etterrettelig og korrekt. Offentlige uttalelser om og på vegne av konsernet eller den enkelte datterbedrift skal bare gis av ledelse eller informasjonsansvarlige med mindre annet er avtalt.


5. Personlig adferd

Ansatte på alle nivåer representerer Iris-Salten og bidrar til det omdømmet konsernet og enkeltselskaper har. Bevissthet om dette må prege all atferd i jobbsammenheng. Ledere vil spesielt bli knyttet til virksomheten, også på fritiden, og må ta hensyn til det. Enhver plikter å ivareta egen integritet og opptre lojalt i forhold til selskapets interesser og etiske retningslinjer.

Dette innebærer følgende:

  • Medarbeidere skal omgå hverandre med verdighet og respekt og vise romslighet og forståelse i forhold til menneskelige behov og reaksjonsmønstre. Det bidrar til et godt arbeidsmiljø å gi støtte og bistand til kolleger. Opptreden som kan oppfattes truende, nedverdigende eller krenkende, skal ikke tolereres.
  • Enhver skal medvirke til et arbeidsmiljø preget av god samhandling og fritt for diskriminering, trakassering og mobbing. Mobbing kan skje i ulike former, noe det er nulltoleranse for.
  • Egne personlige interesser eller personlig vinning skal ikke påvirke eller komme foran arbeidet for selskapet. Ansatte må ikke selv inngå forretningsavtaler med eller på annen måte binde selskapet til noen man står i nær relasjon til.
  • Foreligger interessekonflikt skal en unngå å ta del i eller prøve å påvirke en beslutning eller avgjørelse. Skulle en interessekonflikt eller inhabilitet oppstå, plikter en på eget initiativ å melde fra til overordnet.
  • Ansatte skal ikke kunne inneha annen stilling eller utføre arbeid for andre i arbeidstiden uten særskilt samtykke fra overordnet. Ingen må opptre på noen måte som styrker konkurrenter på bekostning av konsernets virksomheter.
  • Engasjement i eksterne verv og posisjoner er positivt, men må ikke ha et omfang eller være av en slik art at det går ut over arbeidsforholdet eller kommer i konflikt med konsernets interesser.
  • Styreverv, eierskap, rådgivning eller annet arbeid knyttet til kunders, leverandørers, samarbeidspartneres eller konkurrenters virksomhet, samt verv og posisjoner som er av et omfang eller av en slik art at det kan innvirke på arbeidsforholdet, forutsetter forhåndssamtykke fra overordnet. Det skal være åpenhet om slike forhold.
  • Egen aktivitet på sosiale medier må skje på en måte som ikke skader selskapets omdømme.
  • Ansatte må unngå å konsumere rusmidler på en slik måte at det kan sette bedriftens rennomme eller forretningsforbindelser i et uheldig lys.
  • Ansatte som har avhengighetsproblemer, skal tilbys et gjensidig forpliktende oppfølgingsprogram.
  • For å bidra til å bekjempe menneskehandel, utnyttelse og overgrep skal enhver som er i oppdrag for og representerer konsernet, avstå fra å kjøpe seksuelle tjenester.
  • Enhver må overholde kravene til sikkerhet rundt adgang til og bruk av eiendeler, eiendom og arbeidsverktøy og tilgang til elektroniske ressurser og dokumenter.
  • Alle må bidra til at selskapets utstyr, eiendeler og eiendom tas vare på og vedlikeholdes. Disse kan bare brukes til personlige formål hvis dette er avtalt med overordnet.
  • Ansatte må bevare taushet om alle forhold som kan gi utenforstående uberettiget tilgang til taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet arbeids- eller kontraktsforhold så lenge informasjonen anses for å være konkurranseømfintlig eller på annen måte fortrolig.
  • Immaterielle verdier som spesiell kunnskap, metoder, konsepter og idéer, er en viktig del av Iris-selskapenes forutsetninger for å lykkes i markedet. Alle som har befatning med slike verdier, må verne om og forvalte disse i konsernets interesse.


6. Varsling

Ansatte oppfordres og har rett til å varsle om overtredelser av regler og retningslinjer eller andre kritikkverdige forhold i selskapet. Varsling skal normalt skje til nærmeste leder. Lar dette seg ikke gjøre, rapporteres overtredelse direkte til neste ledernivå. Om forholdene tilsier det, kan varsling likevel skje direkte til selskapets øverste leder eller til offentlige tilsynsmyndigheter. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig. Den som internt varsles, har plikt til å følge opp saken. Det vises for øvrig til egen rutine for varsling.
Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med dette, skal ikke forekomme.


7. Oppfølging og rapportering

Skal Iris-Salten med datterselskaper ha en sunn utvikling, er det viktig at de etiske retningslinjene er allment kjente, at de følges og inngår i ledelsens oppfølgingsarbeid.

Dette innebærer følgende:

  • Ansatte skal ved tiltredelse gis informasjon om selskapets etiske retningslinjer og andre interndokumenter, samt opplæring i rutiner, prosedyrer og arbeidsredskaper som angår ansettelsesforholdet. Ansatte har selv et personlig ansvar for å sette seg inn i retningslinjene og arbeide etter disse.
  • Det enkelte selskap skal gjennom styrets årsrapport rapportere oppfølgingen av de etiske retningslinjene. Konsernstyret skal gjennom sin årsrapport utad rapportere om oppfølgingen av de etiske retningslinjene, i tråd med regnskapslovens bestemmelser.
  • Daglige leder plikter å gjøre de etiske retningslinjene kjent for sine ansatte, og legge vekt på det som er mest relevant for den enkelte.
  • Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at deres egne og deres underordnedes adferd til enhver tid er i samsvar de etiske regler.


8. Konsekvenser ved overtredelse av de etiske retningslinjene

Brudd på Iris Salten IKS sine etiske retningslinjer vil kunne få følger for ansettelsesforholdet og vil i alvorlige tilfeller også kunne bli anmeldt.


9. Evaluering.

Konsernstyret gjennomgår disse retningslinjene minimum hvert tredje år.

Etiske retningslinjene for Iris-konsernet ble sist vedtatt i styremøtet i Iris Salten IKS 15. mars 2019.